Przedstawiciele Vesuvius Polska wzięli udział w „Lean Trends Conference”, wiodącym wydarzeniu dotyczącym koncepcji Lean w Polsce. Podczas imprezy nasz zespół zaprezentował pilotażowy projekt Success Story of Tasks Management Board, który skupia się na optymalizacji zarządzania zadaniami i komunikacją w dziale MONO.

Projekt Success Story of Tasks Management Board, który został wdrożony w oddziale MONO w Vesuvius Poland w Skawinie, powstał w odpowiedzi na potrzeby zespołów. Jego koncepcja skupiła się na optymalizacji zarządzania zadaniami i komunikacji.

– Zdaliśmy sobie sprawę, że wiele danych znajduje się w różnych lokalizacjach – na dyskach sieciowych, w chmurze i na komputerach osobistych pracowników. Utrudniało to zarządzanie zadaniami, a co za tym idzie dostęp do informacji był kłopotliwy – mówił Mariusz Szymański, APU Manager Vesuvius Poland.

Wprowadzono ujednolicony standard dokumentacji, a także szablon obowiązujący w całym departamencie MONO. Pozwoliło to osiągnąć spójność i przejrzystość w zarządzaniu planem działania oraz zmniejszyć liczbę spotkań potrzebnych do omówienia tych samych tematów.

Kolejnym wyzwaniem była liczba zadań przypisanych do jednej osoby i ich priorytetyzacja. Powstanie projektu pozwoliło przypisać każdemu jeden konkretny temat, umożliwiając skupienie się na danym zadaniu.

Realizacja inicjatywy Success Story of Tasks Management Board umożliwiła ustalenie czytelnych celów oraz oczekiwanych efektów końcowych dla każdego zadania oraz zdefiniowanie kamieni milowych, które pomagają osiągać te cele. Zapewniło to członkom zespołu jasny punkt odniesienia i umożliwiło im bardziej efektywną pracę w celu osiągnięcia sukcesu.

Ostatecznie, aby skutecznie zarządzać projektami i komunikacją, wykorzystano odpowiednie narzędzia. Tablica zarządzania pozwoliła przydzielać zadania oraz śledzić ich postęp, skutecznie ustalać priorytety, a także ułatwiać komunikację w zespole za pomocą wizualnej formy. Ostatecznie uzyskano większą wydajność, lepiej wykorzystując potencjał zespołu i zmniejszając liczbę spotkań.

Powstanie projektu Success Story of Tasks Management Board przyczyniło się do usprawnień w dziale MONO, a zastosowane odpowiednie i dopasowane do potrzeb narzędzia, ułatwiły efektywne zarządzanie projektami i zadaniami, zwiększając produktywność tego departamentu.

Wśród autorów projektu znaleźli się inżynierowie specjalizujący się w Lean, m.in. Jacek Kukiz, Mariusz Szymański oraz Mieszko Daraż.